Komunikasi Dalam Manajemen
A. Definisi
Komunikasi
Definisi
komunikasi menurut West dan Turner, adalah Communication is a social process in
which individuals employ symbols to establish and interpret meaning in their
environment. (West and Turner 2007;5)
Berdasarkan
definisi West dan Turner diatas penulis menyimpulkan pada dasarnya manusia
merupakan makhluk sosial yang tidak mungkin hidup tanpa berkomunikasi dengan
orang lain. Adanya interaksi antar sesama manusia dan fakta bahwa komunikasi
adalah sebuah proses yang terus menerus dan tidak ada akhirnya menandakan
komunikasi memiliki peran yang sangat penting dalam kehidupan manusia.
Komunikasi
pada hakikatnya adalah sebuah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada
komunikan. Menurut Onong Uchjana Effendi, pesan komunikasi terdiri dari dua
aspek, pertama isi pesan (the content of the message) lalu kedua, lambang
(symbol). Tujuan dari komunikasi itu sendiri yaitu, mengubah sikap, mengubah
opini, mengubah perilaku, dan mengubah masyarakat. Dalam perkembangannya,
komunikasi juga memiliki fungsi tersendiri yaitu to inform, to educate, to
entertain, dan to influence.
Berdasarkan
dari jumlah komunikannya, komunikasi dibagi dalam tujuh bagian. Yang pertama,
komunikasi intrapersonal adalah komunikasi dengan diri sendiri. Lalu ada
komunikasi interpersonal, komunikasi antara dua orang yang berhadapan langsung.
Yang ketiga, komunikasi kelompok kecil, yaitu komunikasi dengan sekelompok
orang untuk mencapai sebuah tujuan bersama, biasanya terdiri dari tiga sampai
tujuh orang. Yang keempat komunikasi organisasi adalah komunikasi dalam
lingkungan yang besar dan luas juga berstruktur. Lalu komunikasi publik adalah
komunikasi kepada pendengar dalam jumlah besar, dengan kata lain komunikasi
untuk menyebarkan informasi kepada khalayak. Lalu komunikasi massa, yaitu
komunikasi yang bertujuan untuk menyebarkan informasi kepada khalayak melalui
media massa. Dan komunikasi antar budaya adalah komunikasi yang terjadi antara
individu yang memiliki latar belakang budaya yang berbeda.
B. Proses
Komunikasi
Sebelum komunikasi dapat terjadi, dibutuhkan
suatu tujuan,yang terekspresikan sebagai pesan untuk disampaikan. Pesan itu
disampaikan dari seorang pengirimkepada seorang penerima. Ia disandikan (diubah
menjadi suatu bentuk simbolis) dan dialihkan melalui perantara (saluran) kepada
penerima, yang lalu menerjemahkan ulang (membaca sandi) pesan yang diberikan
oleh pengirim. Hasilnya adalah transfer makna dari satu orang ke orang lain.
Bagian-bagian penting dari proses komunikasi
meliputi: (1) Pengirim, (2) penyandian, (3) pesan, (4) saluran, (5)
penerjemahan sandi, (6) penerima, (7) gangguan, dan (8) umpan balik.
Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan
cara menyandikan pemikirannya. Pesan tersebut adalah produk fisik actual
dari penyandian oleh pengirim. Ketika kita berbicara, pembicaraan
tersebut adalah pesan. Ketika kita memberikan gerak isyarat, gerakan-gerakan lengan
kita dan ekspresi wajah adalah pesan. Saluran merupakan perantara yang
dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh
pengirim, yang menentukan apakah ia hendak menggunakan saluran yang formal atau
informal. Saluran formal disediakan oleh organisasi dan berfungsi sebagai
penyampai pesa-pesn yang berhubungan dengan aktifitas professional dari para
anggotanya. Secara tradisional saluran ini mengikuti rantai otoritas dalam
organisasi. Berbagai bentuk pesan lain, seperti pesan pribadi atau social,
menggunakan saluran informal dalam organisasi. Saluran informal tersebut
bersifat spontan dan timbul sebagai tanggapan
terhadap pilihan-pilihan individual. Penerima adalah objek yang
menjadi sasaran itu. Tetapi, sebelum pesan tersebut bisa diterima, symbol-simbol
di dalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh
penerima. Langkah ini disebut penerjemahan sandi dalam pesan. Gangguan
mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Contoh-contoh
sumber gangguan meliputi masalah persepsi, muatan informasi yang berlebihan,
kesulitan-kesulitan semantik, atau perbedaan kultural. Mata rantai terakhir
dalam proses komunikasi adalah lingkaran umpan balik. Umpan balik adalah
sarana pengecekan mengenai seberapa berhasil kita telah menyampaikan pesan kita
seperti yang dimaksudkan pada awalnya. Hal ini menentukan apakah pemahaman
telah tercapai.
C. Hambatan
Komunikasi
Di
dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu
kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan
tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau
receiver.
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton (dalam Kurnia), ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah (1992,p.10-11):
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton (dalam Kurnia), ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah (1992,p.10-11):
1. Status effect
Adanya
perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya
karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun
perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut
mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
2. Semantic Problems
Faktor
semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk
menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi
seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab
kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah
pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada
gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya
kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan
demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.
3. Perceptual distorsion
Perceptual
distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada
diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit
terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan
wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.
4. Cultural Differences
Hambatan
yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu
organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada
beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh :
kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku
jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
5. Physical Distractions
Hambatan
ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya
komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan
atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.
6. Poor choice of communication
channels
Adalah
gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan
komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone
yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada
pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak
dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
7. No Feed back
Hambatan
tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak
adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi
satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu
gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut
para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak
peduli dengan gagasan seorang manajer.
D. Definisi
Komunikasi Interpersonal Efektif
Banyak faktor yang mempengaruhi efektvitas komunikasi interpersonal. Komunikasi
interpersonal dapat dikatakan efektif apabila pesan diterima dan dimengerti
sebagaimana dimaksud oleh pengirim pesan, pesan ditindaklanjuti dengan sebuah
pembuatan secara suka rela oleh penerima pesan, dapat meningkatkan kualitas
hubungan antarpribadi, dan tidak ada hambatan untuk hal itu Hardjana (2003)
dalam Suranto (2011).
Berdasarkan definisi tersebut, dapat dikatakan
bahwa komunikasi interpersonal dikatakan efektif apabila memenuhi tiga
persyaratan utama, yaitu pesan yang dapat diterima dan dipahami oleh komunikan
sebagaimana dimaksud oleh komunikator, ditindak-lanjuti dengan perbuatan secara
sukarela, dan meningkatkan kualitas hubungan antar pribadi.
Pengertian yang sama terhadap makna pesan
Salah satu indikator yang dapat digunakan
sebagai ukuran komunikasi dikatakan efektif, adalah apabila makna pesan yang
dikirim oleh komunikator sama dengan makna pesan yang diterima oleh komunikan.
Pada tataran empiris, seringkali terjadi mis
komunikasi yang disebabkan oleh karena komunikan memahami makna pesan tidak
sesuai dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.
Melaksanakan pesan secara suka rela
Indikator komunikasi interpersonal yang efektif
berikutnya adalah bahwa komunikan menindak lanjuti pesan tersebut
dengan perbuatan dan dilakukan secara suka rela, tidak karena dipaksa. Hal ini
mengindikasikan bahwa dalam proses komunikasi interpersonal, komunikator dan
komunikan memiliki peluang untuk memperoleh keuntungan. Komunikasi
interpersonal yang baik dan berlangsung dalam kedudukan yang setara (tidak
superior-inferior) sangat diperlukan agar kedua belah pihak menceritakan dan
mengungkapkan isi pikirannya secara suka rela, jujur, tanpa merasa takut.
Komunikasi interpersonal yang efektif mampu mempengaruhi emosi pihak-pihak yang
terlibat dalam komunikasi itu kedalam suasana yang nyaman, harmonis, dan bukan
sebagai suasana yang tertekan. Dengan demikian seberapa baik seseorang
melakukan komunikasi dan interaksi antarpersona dengan orang lain, dapat
dilihat dari bagaian dia mampu mencapai tujuan komunikasi secara sehat dan
adil, bagaimana ia memberdayakan orang lain, dan bagaimana ia mampu menjaga
perasaan dan harga diri orang lain.
Meningkatkan kualitas hubungan antarpribadi
Efektivitas dalam komunikasi interpersonal akan
mendorong terjadinya hubungan yang positif terhadap rekan, keluarga, dan
kolega. Hal ini disebabkan pihak-pihak yang saling berkomunikasi merasakan
memperoleh manfaat dari komunikasi itu, sehingga merasa perlu untuk memelihara
hubungan antarpribadi. Seringkali orang tidak menyadari pentingnya masalah
interaksi antarmanusia, karena sebagian orang beranggapan bahwa yang terpenting
adalah modal kekuasaan dan modal material. Kalau dua modal itu berada ditangan,
dikiranya segala urusan menjadi lancar dan berpihak kepadanya.
Padahal kecakapan dalam komunikasi interpersonal
merupakan aset yang penting dalam hubungan bermasyarakat. Banyak orang yang
menjadi sukses karena mereka memiliki hubungan yang sangat baik dengan orang
lain. Mereka menanamkan identitas yang positif kepada orang lain sehingga
mereka memiliki image yang baik dimata masyarakat. Dengan
demikian, mereka memiliki kesempatan lebih untuk mendapatkan kepercayaan dari
orang lain dibandingkan dengan mereka yang tidak memiliki kemampuan komunikasi
interpersonal yang baik.
Menurut Suranto (2011) Komunikasi interpersonal
dianggap efektif, jika komunikan memahami pesan komunikator dengan benar,
dan memberikan respon sesuai dengan yang komunikator inginkan. Komunikasi
interpersonal yang efektif berfungsi:
1.
Membentuk
dan menjaga hubungan baik antar individu
2.
Menyampaikan
pengetahuan atau informasi
3.
Mengubah
sikap dan perilaku
4.
Pemecahan
masalah hubungan antar manusia
5.
Citra
diri menjadi lebih baik
6.
Jalan
menuju sukses.
Dalam semua aktivitas tersebut, esensi
komunikasi interpersonal yang berhasil adalah proses saling berbagi (sharing)
informasi yang menguntungkan kedua belah pihak.
Keefektifan komunikasi interpersonal dapat juga
dijelaskan dari perspektif The 5 Inevitable Laws of Effective
Communication (Lima Hukum Komunikasi Efektif) melalui ajimahendra.blogspot.comdalam
Suranto (2011:80). Lima hukum tersebut yaitu Respect, Empathy, Audible,
Clarity, dan Humbledisingkat REACH yang berarti meraih.
Hal ini relevan dengan prinsip komunikasi interpersonal, yakni sebagai upaya
bagaimana meraih perhatian, pengakuan, cinta kasih, simpati, maupun respon
positif dari orang lain.
E. Komunikasi
Interpersonal dalam Organisasi
1. Komunikasi Interpersonal
Komunikasi yang mengalir antar
individu yang menekankan transfer informasi dari satu individu ke individu
lain. Komunikasi antar pribadi yang efektif tergantung pada umpan balik.
a. Komunikasi Lisan
Sarana pertama untuk menyampaikan pesan
adalah komunikasi lisan. Pidato, berbagai diskusi formal satu-lawan-satu dan
kelompok, serta desas-desus informal merupakan beberapa bentuk popular dari
komunikasi lisan.
Kekuatan komunikasi lisan terletak pada
kecepatan dan umpan baliknya suatu pesan verbal dapat disampaikan dan
jawabannya bisa diterima dalam waktu yang singkat. Jika si penerima tidak yakin
atas pesan yang diperolehnya, umpan balik yang cepat memungkinkan adanya
deteksi awal pengirimnya. Dan dengan demikian, memungkinkan dilakukannya
koreksi yang segera.
Kelemahan terbesar dari komunikasi lisan
terdapat dalam organisasinya atau ketika pesan tersebut harus disampaikan
melaluli sejumlah orang. Semakin banyak orang yang harus dilalui oleh sebuha
pesan, semakin besar kemungkinan penyimpangannya. Jika pernah bermain dalam
permainan “telepon” di suatu pesta, Anda pasti tahu masalahnya. Setiap orang
menerjemahkan pesan tersebut dengan caranya sendiri. Isi pesan, ketika sampai
ditujuannya, seringkali sangat berbeda dari aslinya. Dalam sebuah organisasi
dimana keputusan dari komunike lain disampaikan secara verbal ke atas dank e bawah
hierarki otoritas, ada banyak peluang bagi pesan tersebut untuk mengalami
penyimpangan.
b. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah
penyampaian pesan tanpa kata, yang dikirim melalui gerak badan, ekspresi wajah,
gerak mata, gerak tangan, nada suara. Bentuk komunikasi nonverbal antara lain:
1) Bahasa tubuh
Mencakup ekspresi wajah, gerak
mata, kaki, tangan, dan sikap badan.
2) Paralanguage
Mencakup segala sesuatu seperti nada suara, kecepatan
bicara, tertawa, ungkapan.
c. Komunikasi non verbal disebut
dengan bahasa tubuh
Komunikasi non verbal adalah
penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti
pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal:
1) Ekspresi wajah
Merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena
ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.
2) Kontak mata
Merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan
mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang
tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk
memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan
kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya. Sentuhan adalah
bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada
komunikasi verbal Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh,
dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
3) Postur tubuh dan gaya berjalan.
Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak
memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan
emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
4) Sound (Suara)
Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu
ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila
dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis
atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
5) Gerak isyarat
Adalah yang dapat mempertegas pembicaraan. Menggunakan
isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki
atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan
stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.
DAFTAR PUSTAKA
Robbins, S.P., Judge T.A. (2011). Perilaku organisasi. Jakarta:
Salemba Empat.
